Was Planakte tut, in voller Länge.

Endlich alle Projektdaten an einer Stelle.

Stammdaten, Adressen, Kontakte, Mitarbeitende, Stunden, Kilometer, strukturiert statt im Excel-Wirrwarr. Jedes Projekt hat eine eindeutige Nummer, eine Akte, einen Verantwortlichen. Volltextsuche über alles.

• Volltextsuche auch in PDFs und Word-Anhängen
• Stunden- und Kilometererfassung pro Mitarbeitenden, exportierbar als DATEV-CSV
• Rollen & Rechte: Wer sieht welches Projekt, wer darf Briefe schreiben, wer darf abrechnen
• Mandanten-Trennung, eine Akte pro Auftraggeber, kein versehentlicher Cross-Talk

Briefe in 30 Sekunden statt 30 Minuten.

Deine Word-Vorlagen bleiben deine Word-Vorlagen. Planakte füllt Projektdaten ein (Adresse, Bezeichnung, Datum, Aktenzeichen), du klickst „PDF erzeugen“, fertig. Die PDF landet automatisch in der Projektakte und optional in deinem SharePoint.

• Word-Vorlagen mit {{platzhaltern}}, keine proprietäre Sprache
• Auto-Ablage in Akte + optional SharePoint-Mirror
• Versionierung: Brief v1 → v2 → versendet · alles nachvollziehbar
• Briefkopf, Schlussformel, Unterschriften-Faksimile pro Mandant einstellbar

Protokolle, die du tatsächlich schreibst.

Strukturierte Erfassung in Echtzeit. Teilnehmer aus den Projektkontakten ziehen, Themen abhaken, Maßnahmen mit Verantwortlichem und Frist setzen. Am Ende: ein Klick, fertige PDF, automatische Verteilung per Mail.

• Maßnahmen-Tracking mit Erinnerungen
• Telefonnotizen-Schnellerfassung, 3 Felder, 10 Sekunden
• Auto-Verteilung an Teilnehmer mit DSGVO-Logger
• Verlinkbar mit Foto-Doku und Briefwechsel

Foto-Dokumentation, die nicht im Handy versandet.

Kamera direkt aus der App, automatische Zuordnung zum aktuellen Projekt, GPS-Tag optional. Auf der Baustelle aufnehmen, im Büro sortieren, oder gar nicht sortieren, denn Volltextsuche findet sie.

• Offline-fähig, Queue syncht, sobald Netz da ist
• EXIF-Daten bleiben erhalten · GPS optional
• Bulk-Tagging, Schnell-Notiz, Verknüpfung mit Plan-Markern
• Anonymisierungs-Funktion (Gesichter unkenntlich) für Auflagen-Doku

PDF-Pläne mit Foto-Pins.

Plan hochladen, Marker auf die Seiten setzen, Fotos und Kommentare verknüpfen. Pinch-Zoom auf dem Handy, exakt. Der Plan bleibt eine PDF, kein proprietäres Format, kein Lock-in.

• Multi-Seiten-PDFs, jede Seite einzeln markierbar
• Marker-Typen (Mangel, Hinweis, OK, Foto) farbcodiert
• Pinch-Zoom mit Sub-Pixel-Genauigkeit
• Export als „Plan mit Markern“ als annotiertes PDF

App-Installation ohne App-Store.

Progressive Web App: in 2 Klicks auf den Home-Bildschirm. Kein Apple/Google-Tribut, kein 14-Tage-Review-Theater, schnelle Updates. Funktioniert offline für die letzten 30 Tage Daten.

• iOS, Android, Desktop (Edge, Chrome, Safari)
• Push-Notifications für Maßnahmen-Fristen
• Offline-Modus mit Conflict-Resolution
• Auto-Update beim Start, kein App-Store-Warten

Dein SharePoint, deine Daten.

Wenn du SharePoint hast, lassen wir deine Ordnerstruktur in Ruhe. Planakte spiegelt Briefe und Fotos optional rein, du behältst deine bestehende Ablage, falls du Planakte irgendwann verlässt. Lock-in ist keine Strategie.

• Bidirektionaler oder one-way Sync, pro Projekt einstellbar
• Konflikt-Resolution: manueller Merge, kein stilles Overwrite
• Ordner-Konventionen frei konfigurierbar (Projekt-Nr. / Jahr / Typ)
• Auch ohne SharePoint volle Funktionalität, keine Pflicht

Dein Logo, deine Farbe, deine Subdomain.

Jeder Mandant bekommt seine eigene Subdomain (mueller-partner.planakte.de), sein Logo, seine Brand-Farbe, seinen Brief-Header. Whitelabel ist Standard, kein Pro-Plan-Upsell.

• Eigene Subdomain mit kostenfreiem SSL
• Logo, Primärfarbe, Briefkopf-Layout, Schlussformel
• E-Mail-Versand aus „eigener Domain“ (DKIM/SPF-konfiguriert)
• Bei Bedarf eigene Domain (z. B. akte.dein-buero.de)

Bauherren, Behörden, Externe: ohne SharePoint-Account.

Bauherr Lehmann braucht die Pläne, Architekt Schmidt die Korrespondenz, der TÜV-Prüfer die Brandschutzkonzepte. Im klassischen SharePoint heißt das: drei Gast-Konten einladen, Microsoft-Lizenzen verbrennen, IT-Tickets schreiben. Mit Planakte heißt das: drei Klicks, drei Magic-Links per Mail, fertig.

• Keine Microsoft-Lizenz nötig, kein Tenant-Eintrag, kein Gast-Konto im Active Directory
• Ordner-genaue Freigabe: nur „Pläne lesen“, oder „Pläne lesen + Korrespondenz schreiben“
• Befristbar: Magic-Link läuft am Projektende automatisch ab
• Audit-Log: jeder Zugriff dokumentiert, jederzeit widerrufbar
• Code-Verifizierung: Externer erhält pro Sitzung einen Bestätigungscode an seine E-Mail

So sieht der Bauherr es.

Klick auf den Mail-Link, kurze Code-Verifizierung, fertig. Kein „Bitte loggen Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto ein“. Kein Konto bei einem fremden Tenant. Nur die Dateien, die er sehen soll, in einer schlanken Ansicht für Handy und Desktop.

Das Resultat: keine Mails mehr mit „können Sie mir die PDFs nochmal direkt schicken?“. Und keine SharePoint-Lizenz-Diskussionen mit der IT.

Stunden erfassen, bevor du das Auto startest.

Auf der Baustelle, im Treppenhaus, auf dem Parkplatz: PWA auf dem Handy, drei Felder, fertig. Heute-Ansicht zeigt, was du diese Woche schon gebucht hast, ohne dass du am Abend nochmal alles zusammensuchen musst.

• Schnell-Eingabe: Projekt, Stunden, Notiz, weiter
• Vorbelegung mit dem letzten gebuchten Projekt
• Kilometer-Quick-Entry mit Routen-Schätzung
• DATEV-CSV-Export für die Buchhaltung am Monatsende