Wie wir aufgehört haben, 38 Excel-Listen zu pflegen.

Drei Jahre Wachstum, dreißig Excel-Konflikte.

Jünger Brandschutz ist ein klassisches mittelständisches Sachverständigenbüro: gewachsen von drei auf acht Mitarbeitende, Projekte im sechsstelligen Bereich, ein voller SharePoint mit Ordnern, deren Logik nur noch die Geschäftsführung im Kopf hatte. „Wo war nochmal die aktuelle Stundenliste?“ war im Frühjahr 2024 die häufigste Frage im Büro.

Die Pains klingen vertraut: drei Versionen derselben Stundenliste mit konkurrierenden Edits. Anschreiben in „2024 / Projekte / Müller / Briefe“, obwohl es eigentlich in „Briefe / Müller / 2024“ liegen sollte. Foto-Doku von der Baustelle, die im Handy des Außendienstes versandet. Protokolle, die zwei Wochen nach dem Termin noch nicht fertig waren.

Vier Tools getestet, keines saß.

Bevor wir angefangen haben zu bauen, haben wir alles ausprobiert, was am Markt war:

• Notion. Schön, flexibel, datenschutztechnisch ein Albtraum (US-Cloud, keine passende AVV für DACH-Mittelständler).
• Generische CRMs. Hubspot, Pipedrive: gebaut für Sales-Pipelines, nicht für Brandschutz-Akten mit Maßnahmen-Tracking.
• Branchen-Lösungen. Existieren. Meist 90er-Jahre-VB6-Frontends mit „Modernisiert: 2018“-Banner, 800 €/MA/Monat, On-Premise-Pflicht.
• SharePoint allein. Schon da. Wenn das die Lösung wäre, hätten wir das Problem nicht.

Nach drei Monaten Tool-Hopping war klar: entweder bauen wir es selbst, oder wir leben mit dem Excel-Chaos.

Acht Module, im eigenen Büro getestet, bevor sie öffentlich wurden.

Der erste Prototyp lief intern ab Mai 2024, ein paar HTML-Seiten, eine SQLite-Datenbank, viel Selbstironie. Über zwei Jahre Iteration sind daraus die acht Module geworden, die Planakte heute hat. Jede Funktion wurde im eigenen Projektalltag erprobt, bevor sie produktreif wurde.

Die Schmerzpunkte, die uns selbst getroffen haben, prägen das Produkt bis heute:

• Briefe aus Word-Vorlagen statt aus einem proprietären Editor, weil unsere Sekretariatskollegin Word kann und keinen Bock auf ein neues Tool hatte.
• Foto-Doku offline-fähig, weil unser Außendienst auch im Treppenhaus eines Stahlbeton-Bunkers funktionieren muss.
• Plan-Markierung mit Pinch-Zoom auf dem Handy, weil PDF-Plan-Marker am Laptop zu langsam und am iPad zu teuer waren.
• Whitelabel ab Tag 1, weil wir wussten, dass jedes Büro seine eigene Identität behalten will.

Achtunddreißig Excel-Listen, weg.

Heute laufen 100 % der Briefe über Planakte. Die Foto-Doku der letzten 18 Monate liegt strukturiert in den Projektakten, mit Plan-Pin-Verknüpfung. Die alten SharePoint-Ordnerstrukturen sind nicht weg, Planakte spiegelt sie weiter, falls jemand „die alten Wege“ sucht. Aber kaum jemand sucht sie noch.

Die Zahl, die uns selbst überrascht hat: ~12 Stunden pro Woche büroweit weniger Verwaltungszeit, gemessen über drei Quartale. Das entspricht ungefähr einer halben Stelle, die wir jetzt für Akquise und tatsächliche Sachverständigen-Arbeit haben, statt für Datei-Suche.

Im Mai 2026 haben wir die Software in eine SaaS-fähige Multi-Mandanten-Version migriert. Seitdem können auch andere Ingenieurbüros eine eigene Instanz unter eigener Subdomain bekommen, mit eigenem Branding, eigenem Briefkopf, eigenen Daten. Wir bleiben dabei der Erstnutzer. Was uns kaputtmacht, fällt uns selbst zuerst auf.

Wir bauen langsam, ehrlich, im Dialog.

Wir sind kein VC-finanziertes Startup mit 100-Mitarbeitenden-Druck. Wir sind ein Brandschutzbüro, das eine Software gebaut hat. Das prägt unser Tempo:

• Wir wachsen kontrolliert. Pro Quartal aktuell wenige neue Büros, mit persönlichem Onboarding statt Self-Service-Funnel.
• Wir publizieren Referenzen erst, wenn sie echt sind. Kein „Customer-of-the-Day“-Logo ohne tatsächliche Nutzung.
• Wir bauen Features im Dialog. Du sagst, was fehlt, wir antworten ehrlich, ob und wann es kommt.
• Wir sind erreichbar. Direkter Draht zur Geschäftsleitung, kein Ticket-System mit fünf Triage-Stufen.

Wenn das nach einer Software klingt, mit der du arbeiten kannst: schreib uns. Oder buch eine Demo, dann zeigen wir dir Planakte live an unserem eigenen Setup.